Hvordan håndterer jeg en medarbejder, der ikke følger interne retningslinjer?
Kære Monica
Jeg er leder i en virksomhed, hvor en af vores medarbejdere gentagne gange møder for sent og ikke overholder interne procedurer. Vi ønsker at handle korrekt og overholde reglerne, men jeg er usikker på, om vi først skal give en advarsel, en påtale eller gå direkte til opsigelse, og hvad en sådan advarsel skal indeholde.
Kan I vejlede om korrekt fremgangsmåde, så jeg undgår en efterfølgende sag?
Med venlig hilsen
Lederen
Advarsel, opsigelse og bortvisning
Hvis du skal give eller har fået sanktion, er det vigtigt at det sker juridisk korrekt.
Se mere
Svar:
Kære Leder
Tak for dit spørgsmål til min juridiske brevkasse, som jeg vil besvare i det følgende.
Når en medarbejder gentagne gange overtræder interne regler, som f.eks. mødetider eller procedurer, er det vigtigt at handle sagligt og korrekt, da forkert håndtering kan gøre en senere opsigelse ugyldig eller vanskelig at gennemføre.
Advarsel eller påtale?
Først og fremmest kan det være hensigtsmæssigt at skelne mellem påtaler og advarsler.
En påtale kan sidestilles med en irettesættelse og kan gives som første skridt, især hvis overtrædelsen er mindre alvorlig. Den kan f.eks. bestå i en samtale, hvor medarbejderen gøres opmærksom på problemet, og hvor forventningerne tydeliggøres. Selvom påtalen er mundtlig, bør den alligevel dokumenteres internt, f.eks. i form af et notat. Dette sikrer, at man som virksomhed kan dokumentere, at medarbejderen er blevet gjort opmærksom på adfærden, hvis der senere skulle blive behov for en advarsel eller opsigelse.
En advarsel er mere alvorlig og anvendes, hvis adfærden fortsætter, eller hvis overtrædelsen vurderes som væsentlig. En advarsel bør altid være skriftlig. Advarslen tjener både til at informere medarbejderen om, at adfærden ikke tolereres, og til dokumentation, hvis opsigelse senere bliver aktuelt.
Hvad skal en advarsel indeholde?
En korrekt udformet advarsel bør indeholde:
- Beskrivelse af adfærden: Hvilke konkrete forhold kritiseres (fx gentagne forsinkelser eller manglende overholdelse af interne procedurer).
- Forventede ændringer: Hvad virksomheden forventer fremadrettet.
- Konsekvenser: Hvilke konsekvenser, der vil følge, hvis adfærden fortsætter, herunder muligheden for opsigelse.
- Tydelighed og dokumentation: Det skal fremgå klart, at adfærden er uacceptabel, og at medarbejderen har haft mulighed for at rette ind.
Hvor længe gælder advarslen?
Det er vigtigt at være opmærksom på, at en advarsel ikke gælder ubegrænset. Hvor længe en advarsel har betydning, afhænger af karakteren af den pågældende adfærd. Jo mere alvorlig forseelsen er, desto længere kan advarslen tillægges vægt. Som en generel tommelfingerregel vil en advarsel typisk miste sin betydning efter omkring to år.
Opsigelse
En opsigelse kræver, at du som arbejdsgiver kan påvise en saglig grund til opsigelsen. Gentagne forsinkelser og manglende overholdelse af interne retningslinjer kan udgøre misligholdelse, men opsigelsen vil normalt kun være saglig, hvis medarbejderen forudgående har modtaget en klar og relevant advarsel.
Ved vurdering af opsigelsens saglighed lægges der vægt på, om overtrædelserne har været gentagne eller af væsentlig karakter, om de har haft betydning for driften, samarbejdet eller tilliden i virksomheden, om medarbejderen er blevet gjort bekendt med virksomhedens forventninger, samt om arbejdsgiverens reaktion har været proportional i forhold til misligholdelsen.
Hvis medarbejderen fortsætter med overtrædelser efter at have modtaget en advarsel, står arbejdsgiveren stærkere i forhold til at gennemføre en opsigelse.
Opsigelsen skal samtidig være konkret begrundet, veldokumenteret og gennemført i overensstemmelse med gældende regler, herunder eventuelle overenskomster og funktionærlovens krav. Manglende eller upræcis advarsel kan medføre, at opsigelsen anses for usaglig og kan udløse krav om godtgørelse.
Juridisk rådgivning
Sager om advarsler og opsigelse er ofte komplekse og beviskrævende. Forkert håndtering kan medføre, at en opsigelse anses for usaglig. Dette kan medføre økonomiske konsekvenser for arbejdsgiveren, idet medarbejderen blandt andet kan have krav på godtgørelse for usaglig opsigelse. Det anbefales derfor, at virksomheder søger juridisk rådgivning, så processen sker korrekt og trygt, og virksomheden er beskyttet.
Jeg håber, at ovenstående besvarede dit spørgsmål.
Hvis du ønsker rådgivning i forbindelse med en eventuel advarsel/opsigelse, er du velkommen til at kontakte KROMANN advokatfirma.
Kontakt os på mail: kontakt@advokatkromann.dk eller tlf. 86181102.
Du kan læse flere brevkasseindlæg om ansættelsesret og mange andre emner på min hjemmeside: www.advokatkromann.dk/brevkasse
Med venlig hilsen
Monica Kromann
Advokat (H)
mk@advokatkromann.dk
Advarsel, opsigelse og bortvisning
Hvis du skal give eller har fået sanktion, er det vigtigt at det sker juridisk korrekt.
Se mere
